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Workflow · Vertriebsautomatisierung

Automatisierte Termin-Buchung — vom Reply zum Calendar-Invite in 90 Sekunden

Wenn ein Lead 'gerne nächste Woche' antwortet, läuft eine KI los: Slots prüfen, Vorschlag senden, bei Bestätigung Calendar-Invite an alle Parteien.

Was ist Termin-Buchung automatisieren?

Automatisierte Termin-Buchung erkennt in eingehenden Antworten die Absicht zur Terminvereinbarung, schlägt verfügbare Zeitslots aus dem Rep-Kalender vor und versendet bei Bestätigung automatisch eine Calendar-Einladung mit Video-Link. Result: Time-to-Meeting sinkt von Ø 3,2 Tagen auf 90 Sekunden.

Die teuerste Strecke in jedem Outbound-Funnel ist nicht das Reply, sondern die Strecke vom Reply zum bestätigten Meeting. Im Schnitt dauert das 3,2 Tage und 6,4 Mails — und 35 % der Leads springen ab. Amplifa eliminiert diese Reibung: KI erkennt die Buchungsabsicht, prüft Google Calendar oder Outlook auf 3 freie Slots in den nächsten 7 Tagen, sendet einen kompakten Vorschlag und bestätigt automatisch.

So setzen Sie diesen Workflow auf

  1. 01 — Kalender verbinden. Google Calendar, Outlook oder Microsoft 365 — pro Rep einzeln.
  2. 02 — Meeting-Regeln definieren. Dauer, Puffer, Arbeitszeiten, Buchungslimit pro Tag.
  3. 03 — Video-Tool verbinden. Google Meet, Zoom oder Microsoft Teams — Link wird automatisch generiert.
  4. 04 — Aktivierung pro Sequenz. Booking-Workflow läuft nur auf Sequenzen, in denen Sie ihn aktivieren.

Was Sie davon haben

  • Time-to-Meeting: 90 Sekunden statt 3,2 Tage
  • 35 % weniger Lead-Drop-off
  • Keine Doppelbuchungen, kein Hin-und-Her
  • Automatische CRM-Logging mit Meeting-Status

Typische Use Cases

  • Outbound-SDR-Team. SDRs buchen 30 % mehr Meetings pro Woche durch Booking-Autopilot.
  • Account Executive im Closing. Demo-Termine werden direkt aus dem Reply-Thread gebucht.
  • Inbound-Demo-Anfragen. Form-Submit → sofort 3 Slot-Vorschläge per Mail.

Häufige Fragen

Welche Kalender werden unterstützt?

Google Calendar, Microsoft Outlook, Office 365.

Kann ich Pufferzeiten setzen?

Ja. Pro Rep: Vorlauf, Pause zwischen Meetings, max. Meetings/Tag.

Werden Time-Zones automatisch erkannt?

Ja, aus E-Mail-Signature und IP. Lead und Rep sehen jeweils ihre lokale Zeit.

Funktioniert es mit Cal.com?

Ja, Cal.com kann als externer Booking-Layer verbunden werden.

Was passiert bei Terminabsagen?

Amplifa sendet automatisch 2 alternative Slots, reaktiviert Sequenz nach 14 Tagen, falls keine Re-Buchung.

Wie wird das Meeting im CRM geloggt?

Vollständig: Teilnehmer, Slot, Video-Link, Agenda und Reply-Thread werden am Deal protokolliert.

Sind Round-Robin-Buchungen möglich?

Ja. Team-Kalender mit Round-Robin, Weighted Round-Robin oder First-Available-Logik.

Können Reminder automatisiert werden?

Standard: 24h-Reminder und 1h-Reminder, plus Show-up-Confirmation 15 Min vor Termin — alles konfigurierbar.

Wie hoch ist die No-Show-Rate typischerweise?

Mit automatischen Remindern + Calendar-Invite sinkt die No-Show-Rate von Ø 23 % auf 8–11 %.

Verwandte Workflows

  • Reply Handling automatisieren — Antworten klassifizieren (interessiert, später, abgelehnt, OOO) und automatisch den nächsten Schritt auslösen.
  • Multichannel-Sequenzen — Outbound-Sequenzen über E-Mail, LinkedIn und Anruf — koordiniert, personalisiert, conversion-optimiert.
  • Lead Routing automatisieren — Inbound- und Outbound-Leads automatisch nach Branche, Region und Deal-Größe zuweisen.

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