Amplifa – KI-Vertriebsplattform für die Industrie

Workflow · Vertriebsautomatisierung

Automatisierte Termin-Buchung — vom Reply zum Calendar-Invite in 90 Sekunden

Wenn ein Lead 'gerne nächste Woche' antwortet, läuft eine KI los: Slots prüfen, Vorschlag senden, bei Bestätigung Calendar-Invite an alle Parteien.

Was ist Termin-Buchung automatisieren?

Automatisierte Termin-Buchung erkennt in eingehenden Antworten die Absicht zur Terminvereinbarung, schlägt verfügbare Zeitslots aus dem Rep-Kalender vor und versendet bei Bestätigung automatisch eine Calendar-Einladung mit Video-Link. Result: Time-to-Meeting sinkt von Ø 3,2 Tagen auf 90 Sekunden.

Die teuerste Strecke in jedem Outbound-Funnel ist nicht das Reply, sondern die Strecke vom Reply zum bestätigten Meeting. Im Schnitt dauert das 3,2 Tage und 6,4 Mails — und 35 % der Leads springen ab. Amplifa eliminiert diese Reibung: KI erkennt die Buchungsabsicht, prüft Google Calendar oder Outlook auf 3 freie Slots in den nächsten 7 Tagen, sendet einen kompakten Vorschlag und bestätigt automatisch.

So setzen Sie diesen Workflow auf

  1. 01 — Kalender verbinden. Google Calendar, Outlook oder Microsoft 365 — pro Rep einzeln.
  2. 02 — Meeting-Regeln definieren. Dauer, Puffer, Arbeitszeiten, Buchungslimit pro Tag.
  3. 03 — Video-Tool verbinden. Google Meet, Zoom oder Microsoft Teams — Link wird automatisch generiert.
  4. 04 — Aktivierung pro Sequenz. Booking-Workflow läuft nur auf Sequenzen, in denen Sie ihn aktivieren.

Was Sie davon haben

Typische Use Cases

Häufige Fragen

Welche Kalender werden unterstützt?

Google Calendar, Microsoft Outlook, Office 365.

Kann ich Pufferzeiten setzen?

Ja. Pro Rep: Vorlauf, Pause zwischen Meetings, max. Meetings/Tag.

Werden Time-Zones automatisch erkannt?

Ja, aus E-Mail-Signature und IP. Lead und Rep sehen jeweils ihre lokale Zeit.

Funktioniert es mit Cal.com?

Ja, Cal.com kann als externer Booking-Layer verbunden werden.

Was passiert bei Terminabsagen?

Amplifa sendet automatisch 2 alternative Slots, reaktiviert Sequenz nach 14 Tagen, falls keine Re-Buchung.

Wie wird das Meeting im CRM geloggt?

Vollständig: Teilnehmer, Slot, Video-Link, Agenda und Reply-Thread werden am Deal protokolliert.

Sind Round-Robin-Buchungen möglich?

Ja. Team-Kalender mit Round-Robin, Weighted Round-Robin oder First-Available-Logik.

Können Reminder automatisiert werden?

Standard: 24h-Reminder und 1h-Reminder, plus Show-up-Confirmation 15 Min vor Termin — alles konfigurierbar.

Wie hoch ist die No-Show-Rate typischerweise?

Mit automatischen Remindern + Calendar-Invite sinkt die No-Show-Rate von Ø 23 % auf 8–11 %.

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