Workflow · Automatización de ventas
Reserva de citas automatizada — de la respuesta a la invitación de calendario en 90 segundos
Cuando un lead responde "con gusto la próxima semana", una AI se pone en marcha: comprueba las franjas horarias, envía la propuesta y, tras la confirmación, envía la invitación de calendario a todas las partes.
¿Qué es automatizar la reserva de citas?
La reserva de citas automatizada reconoce en las respuestas entrantes la intención de concertar una cita, propone franjas horarias disponibles del calendario del representante y envía automáticamente una invitación de calendario con un enlace de vídeo tras la confirmación. Resultado: el Time-to-Meeting disminuye de un promedio de 3,2 días a 90 segundos.
El tramo más costoso en cualquier embudo de Outbound no es la respuesta, sino el trayecto desde la respuesta hasta la reunión confirmada. De media, esto tarda 3,2 días y 6,4 correos electrónicos, y el 35 % de los leads abandonan. Amplifa elimina esta fricción: la AI reconoce la intención de reserva, consulta Google Calendar o Outlook para encontrar 3 franjas libres en los próximos 7 días, envía una propuesta compacta y confirma automáticamente.
Cómo configurar este Workflow
- 01 — Conectar el calendario. Google Calendar, Outlook o Microsoft 365 — individualmente por representante.
- 02 — Definir reglas de reunión. Duración, margen de tiempo, horarios de trabajo, límite de reservas por día.
- 03 — Conectar herramienta de vídeo. Google Meet, Zoom o Microsoft Teams — el enlace se genera automáticamente.
- 04 — Activación por secuencia. El workflow de reserva solo se ejecuta en las secuencias en las que usted lo active.
Qué beneficios obtiene
- Time-to-Meeting: 90 segundos en lugar de 3,2 días
- 35 % menos de abandono de leads
- Sin reservas duplicadas, sin idas y venidas
- Registro automático en el CRM con el estado de la reunión
Casos de uso típicos
- Equipo de SDR Outbound. Los SDR reservan un 30 % más de reuniones por semana gracias al piloto automático de reservas.
- Account Executive en el cierre. Las citas de demostración se reservan directamente desde el hilo de respuesta.
- Solicitudes de demostración Inbound. Envío de formulario → inmediatamente 3 propuestas de franjas horarias por correo electrónico.
Preguntas frecuentes
¿Qué calendarios son compatibles?
Google Calendar, Microsoft Outlook, Office 365.
¿Puedo establecer tiempos de margen?
Sí. Por representante: tiempo de preparación, pausa entre reuniones, máximo de reuniones/día.
¿Se reconocen automáticamente las zonas horarias?
Sí, a partir de la firma del correo electrónico y la IP. El lead y el representante ven cada uno su hora local.
¿Funciona con Cal.com?
Sí, Cal.com puede conectarse como una capa de reserva externa.
¿Qué sucede en caso de cancelaciones de citas?
Amplifa envía automáticamente 2 franjas alternativas y reactiva la secuencia después de 14 días si no hay una nueva reserva.
¿Cómo se registra la reunión en el CRM?
De forma completa: los participantes, la franja horaria, el enlace de vídeo, la agenda y el hilo de respuesta se registran en el Deal.
¿Son posibles las reservas Round-Robin?
Sí. Calendarios de equipo con lógica Round-Robin, Round-Robin ponderado o disponibilidad inmediata.
¿Se pueden automatizar los recordatorios?
Estándar: recordatorio de 24h y recordatorio de 1h, además de confirmación de asistencia 15 minutos antes de la cita; todo configurable.
¿Cuál es la tasa típica de No-Show?
Con recordatorios automáticos e invitación de calendario, la tasa de No-Show baja de un promedio del 23 % al 8–11 %.
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