RFQ gewonnen, Marge verloren: Die 7 Fallen im Vertrieb
Projektvertrieb · 3. Februar 2026 · Klaus Müller
Der Kunde schickt eine RFQ, Ihr Team investiert Wochen – und am Ende ist der „gewonnene“ Auftrag ein Verlustgeschäft. Die 7 häufigsten Fallen und wie Sie sie entschärfen.
Sie kennen das Szenario: Der Kunde schickt eine RFQ, Ihr Team investiert Wochen in Technik, Kalkulation und Angebot – und am Ende heißt es „Zuschlag“. Und trotzdem bleibt ein bitterer Nachgeschmack: Marge weg, Projekt stressig, Eskalationen, Nachträge, schlechte Stimmung. Im schlimmsten Fall ist der „gewonnene“ Auftrag ein Verlustgeschäft.
Das ist kein Einzelfall – sondern ein Muster im Projektvertrieb: Eine RFQ ist oft nicht der Beginn des Kaufprozesses, sondern ein später Schritt darin. Sie bekommen also häufig eine Anfrage, wenn das Spielfeld bereits abgesteckt ist.
Die 7 Fallen im Projektvertrieb
Falle 1: Sie reagieren auf die RFQ – statt vorher den Rahmen zu setzen
Symptom: Sie sind erst im Spiel, wenn die Spezifikation steht. Konsequenz: Sie werden zum Preisnehmer. Differenzierung ist schwer, Vergleichbarkeit hoch.
Gegenmaßnahme:
- RFQ als spätes Signal behandeln, nicht als Startschuss
- Frühzeitig durch Inhalte, Vorarbeit, Referenzfälle und Fachdialog präsent sein
Falle 2: Bid/No-Bid wird aus Bauchgefühl entschieden
Symptom: Man bietet „weil man muss“ oder „weil der Kunde wichtig ist“. Konsequenz: Aufwand explodiert, Win-Rate bleibt mittel, Marge wird geopfert.
Gegenmaßnahme – klare Kriterien:
- Strategische Passung
- Umsetzbarkeit und Kapazität
- Risiko und Zahlungs-/Lieferbedingungen
- Harte Abbruchregeln: „Wenn X, dann kein Angebot.“
Falle 3: Kapazitätsmangel führt zu stillen Risiken
Einkauf/Projektteam entscheidet zu spät, dass Teile zugekauft werden müssen – oder unterschätzt Lieferzeiten. Ein „Supply-Risiko-Check“ sollte Pflichtbestandteil der Angebotsphase sein.
Falle 4: Pricing wie Kalkulation – nicht wie Risikoentscheidung
„Wir rechnen sauber, also passt es.“ – Schon kleine Abweichungen kippen die Marge. Pricing-Logik muss getrennt werden: Soll-Kosten vs. Risiko-Kosten vs. Vertragskosten.
Falle 5: Stakeholder-Alignment fehlt
Technik sagt A, Einkauf fragt B, Finance will C, Produktion erwartet D. Im Projektgeschäft entscheidet ein Geflecht aus Betrieb, Technik, Einkauf, Qualität, Finance, ggf. IT.
| Stakeholder | Fokus |
|---|---|
| Procurement | Preis, Konditionen, Vertragsklarheit |
| Finance | Total Cost, Zahlungsbedingungen, Budget |
| Operations/Produktion | Terminsicherheit, Stillstandsvermeidung |
| Technik | Machbarkeit, Integration, Risiko |
| Qualität | Abnahmefähigkeit, Nachweisführung |
Falle 6: Scope ist nicht wasserdicht
Unklare Abgrenzung oder fehlende Annahmen führen zu Nachträgen, Streit und unbezahltem zusätzlichem Aufwand. Fehlende Klarheit über Scope und schwache Stakeholder-Einbindung sind einer der häufigsten Gründe für Vertragswertverlust.
Falle 7: Schlechte Übergabe vom Deal-Team in die Umsetzung
Vertrieb „gewinnt“, Projektteam „erbt“. Zusagen gehen verloren, Erwartungslücken entstehen. Die Übergabe muss ein fester Meilenstein sein: Scope, Annahmen, Risiken, offene Punkte, Stakeholder-Map.
Praxis-Test: RFQ-Verlustgeschäfte früh erkennen
Wie Amplifa hilft, RFQs profitabler zu gewinnen
- Früher in die richtigen Accounts kommen: Amplifa identifiziert passende Zielkunden über Signale und Passung – damit Sie nicht nur Preisnehmer sind.
- Kapazität freischaufeln: Wenn Lead-Generierung und Terminierung teilautomatisiert laufen, gewinnen Vertrieb und Sales Engineering Zeit für Scope-Klarheit und Risiko-Check.
- Buying-Committees systematisch abbilden: Mehrere Rollen je Account strukturiert adressieren – nicht nur „den Einkauf“ bedienen.
Fazit
Im Projektvertrieb gewinnt nicht der günstigste Anbieter – sondern der sauberste Prozess.
Wenn Sie diese 7 Fallen bewusst managen, passiert etwas Entscheidendes: Sie gewinnen nicht nur Aufträge – Sie gewinnen Aufträge, die sich lohnen.